Mae Cymdeithas Enwau Lleoedd Cymru yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth bersonol at amryw ddibenion.  Mae’r ddogfen hon yn amlinellu’r wybodaeth a gesglir a’r dibenion y caiff ei defnyddio ar eu cyfer.

Aelodaeth

Mae’r Gymdeithas yn casglu gwybodaeth bersonol o geisiadau aelodaeth (enw, cyfeiriad post, cyfeiriad e-bost, a rhif ffôn) ac yn cofnodi derbyn taliadau aelodaeth. Mae’r wybodaeth hon yn cael ei chasglu, ei chadw, a’i phrosesu er mwyn gweinyddu aelodaeth y Gymdeithas, e.e. gwirio hawliau aelodau a sicrhau eu breintiau, cysylltu ag aelodau ynghylch busnes y Gymdeithas, cynnal cofnodion y Gymdeithas, a chydymffurfio ag unrhyw rwymedigaethau cyfreithiol.

Delir a phrosesir yr wybodaeth bersonol hon at y dibenion hyn yn unig a gwneir hynny ar sail gyfreithlon cytundeb. Ni fydd y Gymdeithas yn rhannu’r wybodaeth hon â sefydliadau eraill ond i’r graddau sy’n angenrheidiol at y diben hwn, e.e. er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol. Ni chedwir yr wybodaeth yn hwy nag sy’n angenrheidiol at y diben y casglwyd ef ar ei gyfer: golyga hyn, oni bai bod angen i’r wybodaeth gael ei chadw at ddibenion cyfreithiol neu archifol, bydd gwybodaeth bersonol yn cael ei dinistrio mewn modd diogel, ei gosod y tu hwnt i ddefnydd, neu ei dileu pan na fydd ei hangen mwyach neu, lle bo hynny’n berthnasol, yn dilyn cais gan wrthrych yr wybodaeth i ddinistrio neu ddileu’r wybodaeth bersonol honno. Gall unigolion wirio, cywiro, a gofyn am ddileu’r wybodaeth a ddelir amdanynt mewn perthynas i’w haelodaeth ar unrhyw adeg drwy gysylltu â’r Ysgrifennydd Aelodaeth.

Gweithgareddau eraill

Mae’r Gymdeithas yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth bersonol er mwyn gweinyddu rhai o’i gweithgareddau eraill, gan gynnwys cyhoeddusrwydd ond heb ei gyfyngu i hynny. Ym mhob achos delir a phrosesir yr wybodaeth hon i ddiben gweinyddu’r gweithgaredd perthnasol yn unig a gwneir hynny ar sail gyfreithlon cytundeb. Ni fydd y Gymdeithas yn rhannu’r wybodaeth hon â sefydliadau eraill ond i’r graddau sy’n angenrheidiol at y diben hwn, e.e. er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol. Ni chedwir yr wybodaeth yn hwy nag sy’n angenrheidiol at y diben y casglwyd ef ar ei gyfer: golyga hyn, oni bai bod angen i’r wybodaeth gael ei chadw at ddibenion cyfreithiol neu archifol, bydd gwybodaeth bersonol yn cael ei dinistrio mewn modd diogel, ei gosod y tu hwnt i ddefnydd, neu ei dileu pan na fydd ei hangen mwyach neu, lle bo hynny’n berthnasol, yn dilyn cais gan wrthrych yr wybodaeth i ddinistrio neu ddileu’r wybodaeth bersonol honno. Gall unigolion wirio, cywiro, a gofyn am ddileu’r wybodaeth a ddelir amdanynt mewn perthynas i’r gweithgareddau hyn ar unrhyw adeg drwy gysylltu â’r Ysgrifennydd Aelodaeth.

 

Bydd y Polisi Preifatrwydd hwn yn cael ei adolygu’n gyson a gall gael ei newid ar unrhyw adeg heb rybudd. Os bwriedir prosesu gwybodaeth bersonol at ddiben newydd, byddwn yn cysylltu ag unigolion i roi gwybod am y newidiadau cyn dechrau prosesu.

 

22 Mai 2018